Digitaliseren tip 1: Als je wil gaan digitaliseren, begin dan bij jezelf
Stuur je uitgaande facturen digitaal per mail naar je klanten. Uiteraard stuur je je factuur in pdf of ubl formaat en zeker niet in Word of Excel aan je klanten. Dit soort facturen zijn namelijk niet correct omdat ze nog aan te passen zijn. Helaas kom ik nog steeds bedrijven tegen die hun facturen wel in Word of Excel sturen. Jij gaat dit dus zeker niet doen!
Als je al een stap verder bent dan gebruik je misschien een facturatie programma en betalingsmethode die al gekoppeld zijn aan je boekhouding. Zo efficiënt was het versturen van je facturen nog nooit!
Factureer met regelmaat zodat je ontvangsten stroom op gang blijft. Plan daarnaast ook tijd in om je debiteurenbeheer uit te voeren. Want facturen uit sturen is 1, maar je geld op tijd ontvangen is weer iets heel anders.
Digitaliseren tip 2: Het digitaal maken van de inkomende facturen stroom.
Zoek een programma dat te koppelen is aan je boekhoudpakket. Het moet eenvoudig zijn maar vooral efficiënt. Vergeet in deze niet dat goedkoop hierin niet altijd de beste of meest efficiënte oplossing is.
80% van je boekhouding is misschien al digitaal, je hoeft dus alleen maar dagelijks je facturen door te sturen. Vaak hebben deze programma’s ook apps waarmee je eenvoudig kassabonnen kun digitaliseren.
Van de overige facturen die je nog per post krijgt stuur je de leveranciers een mail dat je enkel nog digitale facturen wilt ontvangen. De meesten zullen hier heel blij mee zijn, degenen die er niet blij mee zijn lopen zelf hopeloos achter de feiten aan.
Als je nog geen facturatie programma hebt, kun je ook je uitgaande facturen naar dit programma sturen.
Overleg altijd met je adviseur, zodat de programma’s te koppelen zijn aan zijn boekhoudpakket. Met deze kleine stap, behaal je een grote digitalisatie stap waar je direct plezier van zal ondervinden.
Digitaliseren tip 3: Directe bankkoppeling met je boekhoudpakket.
Als wat er via de bank gebeurt al digitaal is, waarom zou je daar dan geen gebruik van maken?
Toen ik net afgestudeerd was bestonden de BTW-maanden voornamelijk uit het overtypen van bankafschriften. Nu kun je dat misschien niet meer geloven, maar het was echt zo. De klant kwam met zijn map en bankafschriften en wij typten alles letterlijk over in het boekhoudpakket. Een tijdrovende klus, maar vooral ook foutgevoelig. Toen wilde ik mijn tijd al liever anders besteden!
Nu is er al tijden tussen de meeste boekhoudpakketten en banken een directe bankkoppeling te realiseren.
Je geeft toestemming en de bank stuurt dagelijks jouw mutaties door naar het boekhoudpakket. Het boekhoudpakket zal dan al veel mutaties voor je matchen aan de facturen die je ook al digitaal hebt aangeleverd.
Weer een stap om je boekhouding digitaler en efficiënter te verwerken.
Is er geen mogelijkheid om jouw bankmutaties direct te koppelen? Met een eenvoudige tussenstap kan dit alsnog indirect gerealiseerd worden.
Mocht je je afvragen of ik nu nog werk heb tijdens de BTW-maanden? Zeker wel, ik ben minder tijd kwijt voor de verwerking en meer tijd voor terugkoppeling en sturing van de klanten. Klanten die dat laatste liever hebben dan 1 simpele mededeling over het BTW bedrag dat ze moeten betalen.
Digitaliseren tip 4: maak ook je contante geldstromen digitaal
Er is niks zo vervelend als na 3 maanden al je bonnen bij elkaar zoeken. Broekzakken, jassen, tassen, waar zijn ze ook alweer gebleven.
Maak heel eenvoudig van iedere bon een foto en stuur deze direct door naar je administratie. Als je hem nu kwijt raakt is de ramp minder groot, officieel moet je hem nog wel 7 jaar in een map bewaren. Dit proces werkt natuurlijk het beste in combinatie met een specifiek programma dat gekoppeld is aan je boekhoudpakket. Je staat aan de kassa, maakt direct en foto en je bent binnen 1 minuut klaar!
Werk je met een kassa en contante omzet? Informeer dan bij de kassa leverancier wat er allemaal mogelijk is om dit systeem digitaal bij te houden en misschien zelfs te koppelen aan je boekhoudpakket.
Weer en stap dichterbij een digitale administratie!
Digitaliseren tip 5: alles draait om het ritme!
Niet 1x per kwartaal bonnen verzamelen, maar dagelijks. Het kost je echt veel minder tijd wanneer je dagelijks 1 tot 2 minuten aan je boekhouding besteedt, dan wanneer je 1x per kwartaal een dag gaat zitten zweten. Gevolg dat je dan nog niet compleet bent, bonnen zoek zijn geraakt en je op deze manier kosten en BTW misloopt.
Stuur dagelijks even je ontvangen en verzonden facturen door naar je digitale verzamelbak en klaar ben je. Nooit meer zoeken naar bonnen, altijd bij, altijd inzicht. Nog beter; ga samenwerken met je adviseur en creëer een realtime inzicht. Zodat je vandaag weet hoe je er gisteren voor stond. Alleen op deze manier kunnen jij, je boekhouding en adviseur efficiënt samenwerken en sturen naar meer. Meer inzicht, meer winst, meer financiële rust! Wil jij nog meer… Met Profit First kun je ook nog eens minder kosten, hoger of vast salaris, altijd voldoende belasting en een bonusuitkering voor jezelf realiseren.
Digitaliseren bonus tip: maak gebruik van tools!
Er zijn vele apps, software, programma’s op de markt die je kunnen helpen met het bijhouden van je administratie.
Een app voor je km-registratie, een Excel programma voor je urenverantwoording, een CRM pakket voor de vastlegging van klantencontacten. En dit is nog maar het topje van de ijsberg.
Wat bij jou past is afhankelijk van je wensen en verwachtingen. Wil je weten wat ik gebruik of al gebruikt heb? Stuur me dan gerust een bericht, ik deel het graag met je.
Succes!!
