Boekhouden in Excel

Liever niet! Of eigenlijk is mijn advies: nooit doen!

Veel startende ondernemers kiezen er voor om veel werkzaamheden met betrekking tot de administratie zelf te doen. Op zich een prima idee, echter ontbreekt er vaak wel een stukje (vak)kennis om het goed te doen. Gelukkig hebben de meeste online boekhoudpakketten hier tegenwoordig weer leuke trainingen of handleidingen voor en het lijkt alsof iedereen kan boekhouden.
Toch is mijn praktijkervaring helaas dat dat het vaker fout dan goed gaat. Logisch, want je kan als ondernemer niet alle vakkennis van een boekhouder in huis hebben, mij moet je ook niet vragen wat de laatste modetrends zijn bijvoorbeeld. Ik zeg daarom altijd: je moet doen waar je goed in bent, de rest moet je uitbesteden. Ieder z’n vak.
Waar het echt vaak fout gaat is wanneer ondernemers gaan boekhouden in Excel. Ik leg je uit waarom je naar mijn mening niet zou moeten boekhouden in Excel en wat het alternatief dan is.

Boekhouden in Excel:

Kost veel tijd

Je moet iedere bon, factuur en mutatie handmatig invoeren. Je hebt geen handige app tot je beschikking, zodat je bonnetjes makkelijk kan inscannen. De meeste boekhoudpakketten bieden dit allemaal volledig geautomatiseerd aan.
Hierbij loopt je ook het risico dat je niet alle informatie terug kan vinden. Waar was die factuur ook alweer? Heb ik hem nu wel of niet ingeboekt? Met behulp van een goed boekhoudpakket loop je dit risico niet en valt het altijd op als je een factuur mist en mogelijk geld laat liggen. Alles gaat vanzelf en het kost je slechts een fractie van je tijd. Laat systemen voor je werken en pak direct je winst in tijd EN winst in geld, omdat je in dezelfde tijd wél ander werk kan doen.

Geen back-ups

Een Excel programma draait op je computer of misschien in je Cloud opslag. Als deze crasht of wordt gehackt ben je alles kwijt. Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Als je je (bedrijfs)gegevens kwijt bent, is dat jouw verantwoordelijkheid. Als je werkt met een boekhoudpakket dan draaien deze pakketten bijna altijd in de Cloud en worden er automatisch back-ups gemaakt. Je administratie is altijd veilig en vertrouwd opgeslagen en word bewaard.

Kennis nodig en risico op fouten

Excel is niet zo gebruiksvriendelijk als veel mensen denken. Er komt echt al een stuk basis kennis bij kijken om goed in Excel te kunnen werken. Te vaak kom ik fouten tegen in formules, of worden helemaal geen formules gebruikt, waardoor het al snel een chaos wordt. Excel moet ook vanaf het begin goed zijn ingericht anders heb je alleen maar meer werk om alle informatie goed te ordenen.
Als je werkt met een goed (betaalde) template heb je al veel minder kennis nodig, maar ook dan moet je weten hoe Excel werkt en hoe je Excel toepast.
Het is met Excel onmogelijk om het proces van je boekhouding, bijvoorbeeld van offerte naar factuur, of van het verzenden van een herinnering of verwerken van een betaling te automatiseren. Daarnaast ontvang je ook geen foutmelding op het moment als je bijvoorbeeld een factuur aanmaakt met hetzelfde factuurnummer of wanneer je een verkeerd BTW percentage gebruikt. Met een boekhoudpakket kan dit allemaal wel. Je automatiseert het proces waardoor het je minder tijd kost en je voorkomt (standaard) fouten.

Niet te koppelen en geen financieel inzicht

Binnen Excel is bijna geen automatisering mogelijk. Je kan niet automatisch je bankmutaties importeren, koppelen aan Ideal of rechtstreeks je BTW of aangifte inkomstenbelasting doen. Binnen boekhoudsoftware kan dit wel. Hierdoor loopt de verwerking van een aangifte vele malen sneller en is ook niet foutgevoelig zoals Excel dat wel is.
Daarnaast kan je je Excel ook niet makkelijk delen met je adviseur. Deze kan niet regelmatig meekijken en kan je op afstand veel minder makkelijk ondersteunen. Als je werkt met een online boekhoudpakket kan dit allemaal heel eenvoudig.

Het bijhouden van je administratie is veel meer dan alleen de inkomsten en uitgaven registreren. Je moet zorgen voor een BTW aangifte en uiteindelijk aangifte inkomstenbelasting. Daarnaast wil je ook weten wat je doet. Doe je het goed? Wat was je omzet in vergelijking met vorig jaar en hoeveel winst heb je gemaakt, zijn je marges goed en op welke kosten zou je moeten besparen, omdat ze nu te hoog zijn? Overzichten en dashboarden die je allemaal veel makkelijker uit boekhoudpakketten kan halen.

Mijn advies

Ik ben geen voorstander van boekhouden in Excel, puur omdat ik dan geen actueel inzicht heb, het foutgevoelig is en ik nooit 100% controle kan uitvoeren. Ik heb te vaak meegemaakt dat het de ondernemer uiteindelijk meer geld kostte om mij alles te laten uitzoeken en rechtzetten dan wanneer hij/ zij direct in een boekhoudpakket was gaan werken.
Daarnaast besteed ik mijn aandacht vele malen liever aan het proactief adviseren en sturen op de toekomst, zodat de ondernemer zich bezig kan houden met wat zij het liefste doet. En we daarnaast samen een strategie kunnen bedenken hoe we dat winstgevend kunnen maken en houden.

Ik ben er geen tegenstander van dat ondernemers zelf hun boekhouding bijhouden, echter zie ik hier ook te vaak dat het ze ontbreekt aan een stuk basiskennis en vakinhoudelijke kennis waardoor er teveel fouten worden gemaakt en er onnodig geld blijft liggen. Dit is dan ook exact de reden waarom ik klanten eerst 3 maanden leer hoe het e.a. werkt en ze daarna blijf controleren, zodat ze steeds meer kennis opdoen en minder fouten maken. Door ze vanaf het begin aan de hand mee te nemen wordt de administratie beter en efficiënter verwerkt, worden er minder fouten gemaakt en is de kwaliteit van de presentatie in het dashboard ook betrouwbaar.

Opties

Je bent uiteraard vrij om te kiezen wat bij jou past, maar neem mijn adviezen mee in je besluit. Zorg dat je samenwerkt met een adviseur, zodat er altijd een controle is op je boekhouding en je voorkomt dat je geld laat liggen. Kies een goed boekhoudpakket dat bij jou past, maar ook waar je adviseur mee uit de voeten kan. Dit komt uiteindelijk jouw onderneming en jou als ondernemer ten goede. Succes!

Wil je het echt goed aanpakken en zorgen dat je basis op orde is? Zorg dan voor een goed administratie ritme, implementeer Profit First en werk samen met een Profit First Professional zodat ook jij kan werken aan een stevig fundament onder je bedrijf en kan bouwen aan een financieel gezond en winstgevend bedrijf.