Vakantieplanning voor ondernemers

Ook als ondernemer geldt voor je vakantieplanning: alles begint met beginnen, dus ook je vakantie plannen.
Als je hem niet plant is de kans groot dat een ander gaat bepalen wanneer je op vakantie kan of mag.

Wat ik zie is dat veel ondernemers géén vakantieplanning maken. In mei 2022 was het thema van de Profit Call “Relaxt op vakantie, zowel organisatorisch als financieel” dit zorgde voor directe actie bij een aantal kijkers. Een kijker deelde een paar dagen later:

* “Mijn vakantie is ingepland. Ik communiceer nu al wanneer deze zal zijn.
* De dag voor mijn vakantie doe ik alleen nog de laatste dingetjes op kantoor.
* Mijn vakantie duurt voor de buitenwereld 2 dagen langer dan de werkelijkheid…. in alle rust opstarten dus.”

Wat kan jij nu doen?

Volgens mij ben je geen ondernemer geworden om je aan te passen aan de planning van een ander. Jij bepaald wanneer je op vakantie wil.
Om relaxt op vakantie te kunnen moet je dus wel plannen en het liefst een aantal maanden vooruit.

Nu vraag ik me af: heb jij je vakanties al gepland?

Heb je nog niks gepland dan wil ik je uitdagen nu je eerst volgende vakantie te plannen.
En dan heb ik het niet over een extra vrije dag na een feestdag, maar een vakantie is vanaf een week vrij.

Om je een idee te geven

Ik plan in december al mijn vakantie voor het hele jaar. Nu stem ik mijn vakanties af op de schoolvakanties en is dit vrij makkelijk.
Naast het feit dat ik het makkelijk vind, vind ik het ook overzichtelijk en kan ik er direct rekening mee houden in mijn planning van andere zaken.
Dat ik 12 maanden vooruit plan wil niet zeggen dat ik uiteindelijk de vakantie nooit meer verzet. Ook je vakantieplanning is niet in beton gegoten en jij bent de eindbaas om het aan te passen.
Maar ook als je dit niet hoeft te doen, dan kun je nu al vooruit plannen. Misschien niet 12 maanden, maar toch zeker wel 6 maanden. Schuiven kan altijd nog!
Tip: Als je maar 6 maanden vooruit plant, zorg dan dat je ook alvast een moment inplant wanneer je weer gaat doorplannen.

Een geplande vakantie en dan?

  • Noteer je vakantie niet alleen, blokkeer deze dagen ook voor afspraken. Dit is handig altijd bijvoorbeeld werkt met een agenda tools. Er kan dan ook niks meer ingepland worden!
  • Geef deze dagen ook een kleur waar je blij van wordt! Geeft je ook direct het juiste gevoel bij het maken van deze planning.
  • Communicatie. Het ligt er natuurlijk aan hoever van te voren je gaat plannen of je collega’s, team en klanten al op de hoogte moet brengen. Maar als je bijvoorbeeld continuïteit wil in bezetting dan zal je je vakantie moeten overleggen met collega’s of je team. Ik breng mijn klanten standaard 2 maanden van te voren op de hoogte. Gemiddeld krijgen ze 3x een reminder van mijn vakantie.
  • Blokkeer de dag voor je vakantie. Deze dag heb je nodig om relaxt te kunnen vertrekken, afstemming met je team, taken afronden en vooruit te plannen voor ná je vakantie
  • Blokkeer 2 dagen na je vakantie zodat je ook weer rustig kan opstarten. Mail verwerken, planning opmaken, laat je bijpraten door collega’s of team.

Als je maximaal 2 weken op vakantie gaat dan volstaan deze acties. De periode is goed te overbruggen en de kans dat er een gat in je cashflow ontstaat is vrijwel te verwaarlozen. Toch is het goed om de volgende actiepunten altijd op te nemen in je planning vóórdat je vertrekt.

  • Zorg dat je alles hebt gefactureerd voordat je vertrekt
  • Zorg dat je voor openstaande facturen een herinnering hebt gestuurd vóórdat je vertrekt
  • Betaal als je leveranciers, of zet betalingen klaar vóórdat je vertrekt

Financiële cashflow planning

Ga je langer weg? Dan kan het fijn zijn om inzicht te creëren wat de gevolgen voor je financiële planning zijn. Er bestaat een kans dat er minder omzet gaat binnen komen en dat je hier ook nadat je terug bent nog even “last” van hebt. Daarnaast is het bij een langere afwezigheid wenselijk dat iemand je mailbox beheert, betalingen uitvoert en eventueel je openstaande facturen checkt. Dit is uiteraard afhankelijk van de omgang van je bedrijf of de omvang van je facturen.

Hoe maak je nu een cashflow planning? Ik heb hiervoor een sjabloon gemaakt dat ik bij veel klanten gebruik, je kan deze hier gratis downloaden. We brengen in kaart wat er nu op de bankrekeningen staat, wat we nog verwachten aan omzet, maar ook de omzet die nog gefactureerd moet worden in de komende periode. Daarnaast nemen we de vaste kosten op en de eventuele andere kosten die nog betaald moeten worden op het moment dat je deze planning invult. Je hebt nu een idee wat er de komende tijd gaat gebeuren qua cashflowplanning en hoe je financiële plaatje eruit kan zien na je vakantie. Dit geeft inzicht en overzicht.

Wil jij leren werken met een goede planning zowel financieel als organisatorisch? Haak dan aan bij het accountability traject dat in september start. Alle info kan je hier lezen.

Op 18 juli verscheen er een artikel over “Werkstress uit, vakantiemodus aan” op evajinek.nl, ik mocht een kleine bijdrage leveren voor dit artikel. Het hele artikel lees je hier.

Nieuwsgierig waar ik al deze tips vandaan haalde? Ik heb het boek Grip van Rick Pastoor gelezen. Absoluut een aanrader! (aff)