Fout: Profit First met vaste bedragen
Als je werkt met Profit First dan werk je met de standaard percentages uit het boek of je maatwerkpercentages afgestemd op jouw bedrijf, doelen en dromen. Je werkt nooit (!) met vaste bedragen. Dit is namelijk onmogelijk. Het geld dat op je ontvangsten rekening staat is namelijk nooit hetzelfde, daarnaast werk je met percentages (bijvoorbeeld 5% winst) en dat is dus altijd afhankelijk van je omzet.
Als je Profit First toepast met vaste bedragen ben je gewoon overboekingen aan het doen zonder het systeem te gebruiken zoals dat bedoeld is: Je geldstromen aansturen op basis van het geld dat je ontvangt. Profit First toepassen met vaste bedragen is zeker een van de meest gemaakte fouten.
Fout: Profit First met onjuiste percentages
Als je start met Profit First dan zullen de meeste ondernemers starten met de standaard percentages. In het begin werkt dat prima. Je kan wennen aan de methode, het systeem en het ritme van de verdelingen. Voor sommige ondernemers blijven de standaard percentages voldoende. En dat is natuurlijk fijn, maar bij het overgrote deel zal dat niet het geval zijn. Geen enkel bedrijf of ondernemer is standaard.
De percentages zijn altijd afhankelijk van:
- Het soort bedrijf
- De omvang van je bedrijf
- Of je inkopen of personeel hebt
- Jouw privé situatie (waarbij privé aftrekposten zoals hypotheekrente of het feit dat je kinderen hebt invloed hebben op je belastingpercentage)
- Jouw plannen en doelen (omzet, investeringen en kosten)
- Jouw dromen (buffers, opleidingen, pensioen)
Op het moment dat je aan de slag gaat met de verkeerde percentages kan het gebeuren dat de methode nadelig voor je uitpakt, omdat de potjes niet op de juiste manier worden gevuld. Zo kan het zijn dat je:
- Te weinig belastinggeld opzijzet en hierdoor je aanslagen niet kan betalen.
- Te veel belastinggeld opzijzet, dit is een minder grote ramp, maar je reserveert wel geld dat je misschien voor andere zaken nodig hebt.
- Te weinig beschikbaar hebt voor kosten en hierdoor niet kan groeien of investeren.
- Te veel beschikbaar hebt voor kosten en hierdoor geen winst meer maakt omdat je zoveel kosten maakt, want het geld is immers beschikbaar.
Het is de bedoeling dat de methode voor je werkt en niet tegen je. Laat daarom de Profit First percentages berekenen door een Profit First Professional. Dit zijn ondernemers die zijn opgeleid en gecertificeerd door Profit First Nederland. Ze zijn te herkennen aan de badge op hun website.
Fout: Profit First verdelen naar potjes of privé rekeningen
Bij een aantal grote banken kan je besparen op de bankkosten door geen fysieke rekeningen te openen voor je Profit First verdelingen maar letterlijk potjes. Dit zijn geen echte bankrekeningen, ze hebben geen IBAN of rekeningnummer. Je kan er geen betalingen doen naar bijvoorbeeld leveranciers, de belastingdienst of het salaris overmaken aan jezelf. Maar het grootste probleem is je boekhouding. Doordat het geen echte rekeningen zijn is dit niet te verwerken in je boekhouding. Dit geld “verdwijnt” uit het zicht, aansluitingen zijn niet te maken en daarmee maak je het je adviseur enorm lastig. Zorg er daarom voor dat je Profit First rekeningen echte fysieke bankrekeningen zijn.
Een variant hierop is dat privé rekeningen worden gebruikt voor de zakelijke Profit First verdelingen. Dit is ook zeker niet handig. Je zakelijke geld wil je gescheiden houden van je privé geld, het zijn immers ook zakelijke doelen. Daarnaast is een privé bankrekening ook niet te koppelen aan een boekhoudpakket en daarmee niet automatisch te verwerken.
Fout: Profit First met automatische BTW overboeking
Een aantal banken hebben een dienst waarbij je automatisch de BTW opzijzet op je omzet. Superhandig zal je denken. Voor een deel ben ik het daar mee eens, maar zeker niet helemaal. De banken zetten namelijk automatisch 21% van je BTW opzij op een aparte rekening. Op deze manier heb je altijd teveel gereserveerd voor de BTW aangifte, zonde! Want dit geld had je ook kunnen gebruiken in andere potjes.
Van je omzet moet je namelijk gemiddeld genomen 17% BTW opzijzetten, maar ook dit wisselt per bedrijf. Door dit te laten berekenen voor je bedrijf zal je betere verdelingen doen en het geld dat bedoeld is voor de andere potjes daar ook daadwerkelijk naar overboeken.
Als Profit First professional stemmen we ook dit BTW percentage af op jouw bedrijf en worden er soms zelfs combinaties gemaakt tussen automatische BTW boekingen en handmatige BTW boekingen.
Fout: Profit First eenmalig implementeren
Profit First groeit met je bedrijf mee. De meeste ondernemers hebben niet jaarlijks dezelfde:
- Plannen
- Doelen
- Uitdagingen in kosten en investeringen
- Wensen in opleidingen en trainingen
Kortom ieder jaar is uniek net zoals jouw bedrijf en jij als ondernemer. Exact om deze reden is een eenmalige implementatie van Profit First niet voldoende. Door de bovengenoemde factoren wijzigen jouw percentages, maar ook wijzigingen in jouw privé situatie (aankoop woning, kinderen krijgen, scheiden) en de wijzigingen in de belastingtarieven en aftrekposten voor ondernemers hebben invloed op jouw Profit First percentages.
Er zijn uiteraard hele stabiele bedrijven en ondernemers die eigenlijk nooit wijzigingen hebben in hun percentages. Ik heb hier 2 klanten van, we hoeven niet jaarlijks te wijzigen maar doen een quick-scan (een controle) en kunnen dan weer door. In de meeste gevallen is een Assessment met uitgebreide berekening noodzakelijk om te kunnen sturen op de geldstromen voor het komende jaar.
Profit First is daarmee geen eenmalige investering, maar een jaarlijks terugkerende investering die je terugverdient door de methode maximaal te benutten. Afgestemd op jouw bedrijf en persoonlijke situatie.
Fout: Profit First zelf implementeren
Iedereen kan en mag zelfstandig starten met Profit First. Je kan het boek lezen en gaan! (aff. link)
Je kan ook een live of online training volgen bij een Profit First Professional en vervolgens zelfstandig starten. Heb je hulp, advies of ondersteuning nodig, ook dan kan je altijd terecht bij een Profit First Professional. Zij zijn bevoegd om de methode actief uit te dragen, aan te bieden en hulp en ondersteuning te bieden bij het implementeren en optimaliseren.
Een Profit First Professional is aangesloten bij Profit First Professionals. Een exclusieve community van accountants, boekhouders en businesscoaches die gecertificeerd zijn in de Profit First methode. PFP’ers begeleiden hun klanten naar een winstgevend(er) bedrijf.
PFP’ers volgen een stevige opleiding en continue bijscholing. Ze dragen het Profit First merk en hebben de vaardigheden, tools en kennis in huis om hun klanten te helpen met strategische vraagstukken.
Een gecertificeerde PFP’er herken je aan de badge op hun website die je door erop de klikken kan verifiëren bij de Profit First University.
Als gecertificeerd Profit First Professional heb ik al tientallen vrouwen geholpen op een gezonde manier financieel te groeien.
Wil jij ook financieel groeien vanuit een stevig fundament? Plan dan nu je gratis winstgesprek. In een Zoomcall van ongeveer 30 minuten geef ik je direct concrete tips en kijken we samen wat we voor elkaar kunnen betekenen.
